Kellelgi sinu meeskonnas on iga päev üks ülesanne, mida ta ise enam ei märkagi: avab ühe programmi, kopeerib sealt midagi, avab teise programmi, kleebib sinna. Tellimused veebipoest raamatupidamisse, kliendiandmed CRM-ist Excelisse, laoseis ühest süsteemist teise. „See on ju ainult 15 minutit,” öeldakse, kui küsid.
Probleem on selles, et 15 minutit korrutub. Siin on valem, millega saad ise oma numbri välja arvutada, ja pärast seda vaatame, mida sellega peale hakata.
Valem, mida vajad
Sul on vaja nelja arvu:
- Minutid ülesande kohta: kui kaua üks kopeerimistsükkel aega võtab, kaasa arvatud programmide vahetamine ja vigade parandamine.
- Korrad päevas: mitu korda seda tehakse. Tellimuste puhul on see tihti seotud müügimahuga, mitte kellaajaga.
- Tööpäevi kuus: tavaliselt umbes 21–22.
- Tunnihind: inimese brutopalk pluss maksud jagatud töötundidega, mitte ainult netopalk.
Korruta minutid, korrad ja tööpäevad omavahel ning jaga 60-ga: saad tunnid kuus. Korruta tunnid tunnihinnaga ja saad kuukulu, korruta see 12-ga ja saad aastakulu. See ei ole hinnang, see on arvutus.
Näide: tellimused veebipoest raamatupidamisse
Väikese e-poe omanik kopeerib igal hommikul öösel laekunud tellimused veebipoe halduspaneelist raamatupidamisprogrammi: kliendi nimi, aadress, tooted, summa, tarneviis. Üks tellimus võtab umbes 1,5 minutit, ja neid tuleb keskmiselt 10 päevas. See teeb 15 minutit päevas.
15 minutit × 22 tööpäeva = 330 minutit ehk 5,5 tundi kuus. Tunnihinnaga 20 eurot on see 110 eurot kuus. Tundub väikese rahana. Aastas on see aga juba üle 1300 euro ühe korduva ülesande peale, mida tehakse iga päev samamoodi, ilma et see tooks juurde ühtegi uut klienti.
Ja see arvestus ei sisalda vigu. Käsitsi kopeeritud aadress, mis läheb valesti, või tellimus, mis jääb kiiruse tõttu üldse sisestamata, maksavad omakorda.
Miks number tundub liiga suur, et olla tõsi
Enamik inimesi alahindab korduvat tööd, sest see toimub väikeste tükkidena hajutatult üle päeva. Keegi ei pane 15 minutit kalendrisse kirja nagu koosolekut. See lihtsalt juhtub kuskil hommiku ja lõuna vahel, ja kuu lõpus ei näe keegi eraldi rida „andmete kopeerimine: 5,5 tundi”.
Sama lugu on suurema meeskonnaga. Kui kaks inimest teevad sarnast tööd kahes eri süsteemis, kahekordistub summa vaikselt, ilma et keegi seda otsustaks.
Automatiseerimine ei asenda inimest, see vabastab ta
Siin tekib sageli vale hirm: „kui automatiseerin, kaotan töötaja.” Praktikas ei tee ükski väike ettevõte kopeerimistööd eraldi ametikohana. Seda teeb keegi, kellel on ka päris töö (müük, klienditugi, raamatupidamine), ja kopeerimine sööb aega, mis muidu läheks selle tegeliku töö peale.
Automatiseerimise mõte ei ole kellestki lahti saada. See on vabastada see 5,5 tundi kuus millekski, mis päriselt toob sisse raha või hoiab klienti rahul: kiirem vastamine päringutele, korralikum müügijärgne suhtlus, aeg mõelda, mitte ainult kopeerida.
Mida integratsioon tegelikult maksab
Lihtne integratsioon kahe süsteemi vahel (näiteks veebipood ja raamatupidamisprogramm) on tavaliselt ühekordne projekt, mis jookseb pärast seda iseseisvalt ilma igakuise inimtööta. Selle maksumus tuleb võrrelda mitte ühe kuu kuluga, vaid mitme aasta kokku kogunenud käsitsitööga:
- Arvuta oma aastane käsitsitöö kulu (valem ülal).
- Küsi integratsioonile hinnapakkumist. Lihtsa ühenduse hind jääb sageli alla ühe aasta käsitsitöö kulu.
- Vaata, mitme kuuga projekt end ära tasub. Enamasti on vastus üllatavalt lühike.
Kui tahad teada, mitu tundi sinu meeskond käsitsi kopeerimisele tegelikult kulutab, vaata läbi automatiseerimise ja liideste teenuse ülevaadet. Kirjuta mulle, milliseid süsteeme sinu ettevõttes kasutatakse, ja ütlen ausalt, kas ja kui palju automatiseerimine end ära tasuks.