Iga kuu lõpus kordub sama stseen. Müügijuht saadab tabeli, kus on kuu käive. Laojuht saadab teise, kus on jäägid. Raamatupidaja arvutab kolmandat numbrit, mis ei klapi kummagagi. Koosolekul kulub esimene pool tund selle üle vaidlemisele, kelle number on õige, mitte selle üle, mida numbriga peale hakata.
See ei ole kellegi rumalus. See on paratamatu tagajärg sellest, kuidas väikeettevõtted andmetega tegelema hakkavad: iga osakond teeb endale oma tabeli, sest see on kiireim viis oma tööd teha. Probleem tekib alles siis, kui neid tabeleid hakatakse omavahel kõrvutama.
Miks viis faili kunagi ei klapi
Kolm põhjust korduvad peaaegu igas ettevõttes, kellega olen selle probleemiga töötanud.
- Käsitsi kopeerimine. Number liigub ühest süsteemist tabelisse copy-paste’iga. Iga käsitsi samm on koht, kus võib tekkida viga, unustus või vale versiooni kopeerimine.
- Mitu inimest, mitu koopiat. Fail „müük_lõplik_v3.xlsx” saadetakse e-postiga edasi, keegi teeb koopia, muudab seda ja saadab tagasi teise nimega. Peagi ei tea keegi, milline versioon on värskeim.
- Numbril pole omanikku. Kui käibe number elab kolmes eri failis kolme eri inimese käes, ei vastuta selle õigsuse eest lõpuks mitte keegi. Igaüks usaldab oma tabelit ja kahtlustab teisi.
Lisa siia veel see, et tabelid koostatakse tihti eri ajahetkedel ja eri filtritega, näiteks üks arvestab käibemaksuga, teine ilma, üks loeb tellimuse kuupäeva, teine väljastamise kuupäeva, ja tekib olukord, kus kõik on „õiged”, aga ükski ei vasta samale küsimusele.
Mida päris lahendus tähendab
Tavaline reaktsioon on ehitada kuues, veel põhjalikum tabel, mis kõik teised kokku võtaks. See lahendab probleemi ajutiselt ja tekitab selle uuesti kolme kuu pärast, sest põhiprobleem jääb alles: andmed elavad ikka mitmes eri kohas ja keegi peab neid ikka käsitsi kokku kandma.
Päris lahendus on lihtsam, kui see kõlab: üks koht, kus number päriselt elab, ja kõik muu, mis seda numbrit näitab (aruanded, tabelid, juhtimislauad), loeb sealt, mitte ei hoia enda koopiat. Praktikas tähendab see korralikku andmebaasi või väikest andmeladu, kuhu müügisüsteem, laosüsteem ja raamatupidamine oma andmed automaatselt saadavad. Excel ei kao kuhugi, aga temast saab vaateaken, mitte andmete kodu. Tabelisse ei kopeerita enam numbreid käsitsi, vaid see tõmbab need automaatselt ühest allikast.
Vahe on sama, mis ühiselt redigeeritava dokumendi ja e-postiga saadetavate koopiate vahel. Kui kõik loevad sama dokumenti, ei teki küsimust, milline versioon on õige.
Kuidas alustada, ilma et see kujuneks aastapikkuseks projektiks
Suurim viga, mida ettevõtted teevad, on üritada lahendada kõike korraga: kõik andmeallikad, kõik osakonnad, üks suur süsteem. See on kallis, aeglane ja enamasti jookseb liiva. Parem tee on alustada väikselt.
- Leia number, mis tekitab kõige rohkem vaidlusi. Enamasti on see käive, laoseis või mõni muu igakuine võtmenäitaja, mille üle koosolekutel korduvalt vaieldakse.
- Kaardista, kust see number tegelikult tuleb. Mitu süsteemi ja tabelit on kaasatud, kes neid uuendab ja millal.
- Ehita torustik ainult sellele ühele numbrile. Ühenda algallikas (müügisüsteem, e-pood, raamatupidamisprogramm) automaatselt ühte kohta, kust see number edaspidi tuleb.
- Lase vanal ja uuel numbril mõnda aega kõrvuti eksisteerida. Kui need klapivad, on usaldus olemas ja saab liikuda järgmise numbri juurde.
- Korda protsessi järgmise valuküsimusega. Iga järgmine number on kiirem lisada, sest põhitaristu on juba olemas.
Nii on ettevõttel kolme kuu pärast vähemalt üks number, mida kõik usaldavad, selle asemel et oodata aasta lõpuni suurt süsteemi, mis võib-olla kunagi valmis saab.
Kokkuvõte
Viis Exceli faili, mis ei klapi, ei ole tehniline probleem, vaid omanikuprobleem: keegi ei vastuta ühe tõe eest. Lahendus ei ole kuues fail, vaid üks koht, kust kõik teised loevad. Ehita seda number numbri haaval, alustades sellest, mis kõige rohkem valu teeb.
Kui sinu ettevõttes on number, mille üle iga kuu vaieldakse, vaata, kuidas ma andmete korrastamise ja BI projektidega tegelen, või kirjuta mulle ja kirjelda, milline number see sinu jaoks on. Vaatan koos sinuga, kust see kõige lihtsamalt ühte kohta kokku saab.